Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales
En Robotica de Colombia reconocemos la importancia de la privacidad, la confidencialidad y la seguridad de la información personal de nuestros usuarios, clientes, prospectos, proveedores, aliados, instituciones educativas, visitantes y demás personas que interactúan con nuestro sitio web roboticadecolombia.com y con nuestros canales de atención físicos o digitales.
La presente Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales tiene por objeto informar de manera clara, suficiente y previa la forma en que Robotica de Colombia recolecta, almacena, usa, circula, transmite, comparte, conserva, suprime y, en general, trata datos personales, de conformidad con la normativa colombiana aplicable en materia de protección de datos personales.
1. Responsable del tratamiento
Para todos los efectos de la presente política, el responsable del tratamiento de los datos personales es Robotica de Colombia, en su calidad de titular y administradora del sitio web roboticadecolombia.com, así como de los canales comerciales, digitales, promocionales y de atención vinculados a su operación.
2. Ámbito de aplicación
Esta política aplica al tratamiento de datos personales recolectados por Robotica de Colombia a través de:
- su sitio web;
- formularios de contacto, cotización, registro o suscripción;
- correo electrónico;
- llamadas telefónicas;
- WhatsApp y otros servicios de mensajería;
- redes sociales;
- eventos, capacitaciones, ferias, actividades comerciales o educativas;
- compras, pedidos, solicitudes de soporte, garantías, devoluciones y demás interacciones comerciales o precontractuales.
3. Marco normativo aplicable
Robotica de Colombia trata los datos personales conforme a la legislación colombiana vigente en materia de protección de datos personales, incluyendo la Ley 1581 de 2012, el marco reglamentario incorporado en el Decreto 1074 de 2015, y demás normas que las modifiquen, complementen o sustituyan, así como las instrucciones emitidas por la Superintendencia de Industria y Comercio.
4. Definiciones básicas
Para efectos de esta política, se entenderá por dato personal cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable; por titular, la persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento; por tratamiento, cualquier operación sobre datos personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión; por autorización, el consentimiento previo, expreso e informado del titular; y por encargado, el tercero que trate datos por cuenta del responsable. Estas nociones provienen del régimen colombiano de habeas data.
5. Datos que podemos recolectar
Robotica de Colombia podrá recolectar y tratar, según la relación que exista con el titular, información como la siguiente:
- nombre y apellidos;
- número de identificación cuando sea necesario para fines contractuales, tributarios, logísticos, de facturación o validación;
- nombre de empresa, institución, colegio, cargo o área;
- ciudad, departamento y país;
- correo electrónico;
- número telefónico o de WhatsApp;
- dirección de entrega o de facturación;
- datos relacionados con cotizaciones, pedidos, compras, pagos, recaudos, despachos, entregas, garantías, reclamos, devoluciones o soporte;
- historial de comunicaciones, solicitudes, formularios diligenciados, mensajes o interacciones comerciales;
- información técnica de navegación, como dirección IP, tipo de navegador, cookies, sistema operativo, dispositivo, páginas visitadas, horarios de acceso y comportamiento de uso del sitio web;
- cualquier otra información que el titular suministre voluntariamente por medios físicos, verbales o electrónicos.
6. Forma de recolección de los datos
Los datos personales podrán ser recolectados cuando el titular:
- navegue en roboticadecolombia.com;
- solicite información, asesoría o una cotización;
- compre productos o servicios;
- diligencie formularios;
- se registre en campañas, sorteos, eventos o capacitaciones;
- solicite soporte, garantía, devolución o atención postventa;
- se comunique con Robotica de Colombia por cualquier canal habilitado;
- entregue información de manera directa, voluntaria, expresa o mediante conductas inequívocas autorizadas por la ley.
7. Finalidades del tratamiento
Robotica de Colombia podrá tratar los datos personales para una o varias de las siguientes finalidades:
a. Atender solicitudes de contacto, consultas, cotizaciones, pedidos y requerimientos comerciales.
b. Gestionar procesos precontractuales, contractuales y postcontractuales.
c. Verificar identidad y prevenir suplantación, fraude, abuso de plataformas, transacciones inusuales o usos indebidos.
d. Procesar compras, pagos, facturación, validaciones administrativas, despachos, entregas y seguimiento logístico.
e. Coordinar garantías, soporte técnico, mantenimiento, cambios, devoluciones, retractos, reclamaciones y PQRS.
f. Enviar información relacionada con productos, servicios, lanzamientos, actualizaciones, campañas comerciales, eventos, invitaciones, capacitaciones o contenidos promocionales, cuando exista autorización o base legal aplicable.
g. Mantener registro histórico de clientes, prospectos, proveedores, aliados y contactos comerciales.
h. Realizar estadísticas, análisis de mercado, segmentación, medición de tráfico, mejora de experiencia de usuario, optimización del sitio web y fortalecimiento del servicio.
i. Administrar bases de datos internas con fines operativos, contables, comerciales, logísticos, jurídicos, administrativos y de control.
j. Dar cumplimiento a obligaciones legales, regulatorias, tributarias, contables, contractuales o requerimientos de autoridad competente.
k. Defender los derechos e intereses legítimos de Robotica de Colombia en actuaciones administrativas, judiciales o extrajudiciales.
l. Compartir información con proveedores tecnológicos, logísticos, operativos, contables, jurídicos, publicitarios o de recaudo, cuando ello resulte necesario para el desarrollo de la operación.
m. Gestionar evidencia de comunicaciones, solicitudes, autorizaciones, transacciones y actuaciones relacionadas con la actividad comercial de Robotica de Colombia.
8. Autorización del titular
Cuando sea necesaria, la autorización del titular será obtenida de manera previa, expresa e informada por medios físicos, electrónicos, verbales o mediante conductas inequívocas permitidas por la ley. Robotica de Colombia podrá conservar prueba de dicha autorización o de la circunstancia que legitime el tratamiento.
El titular, al entregar sus datos mediante formularios, canales digitales, comunicaciones comerciales, procesos de compra, registros o cualquier interacción con Robotica de Colombia, declara que la información suministrada es veraz, actual, completa y de su libre disposición, y autoriza su tratamiento conforme a esta política, salvo que legalmente no se requiera autorización o que el titular manifieste válidamente lo contrario. El régimen colombiano exige que la autorización sea previa, expresa e informada, salvo excepciones legales.
9. Derechos de los titulares
Los titulares de los datos personales tienen derecho a:
- conocer, actualizar y rectificar sus datos personales;
- solicitar prueba de la autorización otorgada, cuando sea procedente;
- ser informados sobre el uso que se ha dado a sus datos;
- presentar consultas y reclamos;
- solicitar la supresión de sus datos cuando haya lugar a ello;
- revocar la autorización, cuando proceda legalmente;
- acceder en forma gratuita a sus datos personales en los términos establecidos por la ley.
Estos derechos hacen parte del régimen previsto por la Ley 1581 de 2012.
10. Atención de consultas y reclamos
Los titulares podrán ejercer sus derechos mediante los canales de contacto que Robotica de Colombia tenga publicados y habilitados en roboticadecolombia.com o en sus canales oficiales de atención.
La solicitud deberá permitir identificar razonablemente al titular, describir los hechos, precisar la petición y suministrar la información necesaria para emitir respuesta. Robotica de Colombia podrá requerir información adicional cuando resulte necesaria para validar la identidad del solicitante y proteger la confidencialidad de la información.
Las consultas serán atendidas dentro de los términos legales aplicables. Los reclamos también serán tramitados dentro de los plazos establecidos en la legislación colombiana sobre protección de datos personales. La ley prevé, en general, hasta 10 días hábiles para consultas y hasta 15 días hábiles para reclamos, con posibilidad de prórroga en los casos permitidos.
11. Datos sensibles y datos de menores de edad
Robotica de Colombia no solicitará ni tratará datos sensibles salvo que ello sea estrictamente necesario, exista una finalidad legítima, medie autorización expresa cuando corresponda y se dé cumplimiento a las condiciones legales aplicables.
De igual forma, Robotica de Colombia evitará recolectar datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo en los casos permitidos por la ley y, cuando corresponda, con autorización del representante legal, acudiente o responsable, respetando en todo caso el interés superior del menor y sus derechos fundamentales. La normativa colombiana establece restricciones especiales para datos sensibles y para el tratamiento de datos de menores.
12. Cookies y tecnologías similares
roboticadecolombia.com podrá utilizar cookies, píxeles, etiquetas, scripts y tecnologías similares para permitir el correcto funcionamiento del sitio, recordar preferencias, mejorar la navegación, medir desempeño, elaborar estadísticas, analizar comportamiento del usuario, fortalecer la seguridad y apoyar acciones comerciales o publicitarias.
El usuario podrá configurar su navegador para bloquear, aceptar o eliminar cookies. Sin embargo, la desactivación de ciertas cookies puede afectar el funcionamiento, disponibilidad o experiencia del sitio.
13. Compartición, transmisión y transferencia de datos
Robotica de Colombia podrá compartir, transmitir o transferir datos personales con terceros cuando ello sea razonable, necesario o conveniente para el desarrollo de su actividad, incluyendo proveedores de hosting, almacenamiento en la nube, correo corporativo, pasarelas de pago, empresas de mensajería, transportadoras, plataformas de facturación, herramientas de analítica, CRM, soporte técnico, publicidad digital, asesoría jurídica, contable o administrativa, así como autoridades que lo requieran en ejercicio de sus funciones legales.
Cuando intervengan terceros, Robotica de Colombia procurará que el tratamiento se limite a finalidades legítimas, necesarias y acordes con la presente política y con la normativa aplicable.
14. Pagos, facturación y logística
En operaciones comerciales, Robotica de Colombia podrá tratar datos necesarios para validar pedidos, emitir facturas, coordinar entregas, gestionar recaudos, prevenir fraudes y atender incidencias logísticas o administrativas.
Cuando el pago sea procesado por pasarelas, entidades financieras o terceros especializados, el tratamiento de ciertos datos podrá regirse además por las políticas del proveedor respectivo. Robotica de Colombia procurará no almacenar información financiera sensible que no sea estrictamente necesaria para la relación comercial o el cumplimiento legal.
15. Seguridad de la información
Robotica de Colombia adopta medidas de seguridad administrativas, técnicas, humanas y organizativas razonables para proteger los datos personales frente a pérdida, acceso no autorizado, adulteración, uso indebido, divulgación, destrucción o tratamiento fraudulento.
No obstante, ningún entorno físico o digital es absolutamente inmune a incidentes. En consecuencia, Robotica de Colombia no garantiza seguridad absoluta, pero sí se compromete a actuar con diligencia razonable, implementar controles proporcionales al riesgo y adoptar medidas correctivas cuando resulte procedente.
16. Conservación de la información
Los datos personales serán conservados durante el tiempo que sea necesario para cumplir las finalidades de tratamiento, atender la relación comercial o contractual, dar cumplimiento a obligaciones legales o regulatorias, soportar procesos contables y tributarios, gestionar garantías y reclamaciones, resolver controversias y ejercer la defensa de los intereses legítimos de Robotica de Colombia.
Una vez desaparezca la finalidad o cese la necesidad legal de conservación, los datos podrán ser eliminados, anonimizados, bloqueados o conservados únicamente en la medida en que exista un deber legal o una necesidad legítima de conservación probatoria.
17. Calidad y veracidad de la información
El titular es responsable por la veracidad, exactitud, actualidad y suficiencia de los datos suministrados. Robotica de Colombia no será responsable por perjuicios derivados del suministro de información falsa, incompleta, inexacta, desactualizada o entregada sin facultad legal para ello.
18. Enlaces y servicios de terceros
El sitio web puede contener accesos a sitios, servicios o plataformas de terceros. Robotica de Colombia no controla ni asume responsabilidad por las prácticas, contenidos, medidas de seguridad o políticas de privacidad de dichos terceros. El usuario deberá revisar de forma independiente las condiciones aplicables antes de suministrar información fuera de roboticadecolombia.com.
19. Alcance de esta política frente a ventas y relaciones comerciales
La presente Política de Privacidad regula exclusivamente el tratamiento de datos personales. En ningún caso sustituye, modifica o elimina los términos y condiciones de venta, políticas de garantía, políticas de retracto, cambios, devoluciones, tiempos de fabricación, tiempos de entrega, coberturas logísticas, manuales de uso, condiciones técnicas del producto, limitaciones de compatibilidad, acuerdos comerciales particulares, cotizaciones aceptadas, órdenes de compra ni demás reglas aplicables a la relación comercial entre Robotica de Colombia y sus clientes.
En caso de conflicto entre esta política y un documento contractual, comercial o técnico específico, prevalecerá el documento especial en lo relacionado con la operación comercial, sin perjuicio del cumplimiento de la normativa de protección de datos personales.
20. Modificaciones a la política
Robotica de Colombia podrá modificar, actualizar, sustituir o complementar la presente política en cualquier momento. Toda modificación entrará en vigencia desde su publicación en roboticadecolombia.com o desde la fecha que allí se indique.
El uso continuado del sitio web o de los canales de atención de Robotica de Colombia después de publicada una modificación constituirá una manifestación de conocimiento de la nueva versión, sin perjuicio de los derechos que le asisten al titular conforme a la ley.
21. Vigencia
La presente Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales rige desde su publicación y permanecerá vigente mientras Robotica de Colombia realice tratamiento de datos personales en desarrollo de su actividad comercial, operativa, tecnológica, educativa o promocional.